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dingshankeji 发表于  2018-06-12 14:38:35 7164字 ( 0/102)

如何开一个高性价比的”会”


 

职场从业多年,你一定经历过无数大大小小的会。大到企业年会,小到员工1:1的交流会,但凡是为了推进工作的沟通,我们都可以称作是会。一个会的作用,可能大到转变一个国的国运,例如遵义会议,十一届三中全会;小到可能只是略微提升了一个人的工作效率。比较可怕的是那种完全没有任何意义,纯属个人展示且缺乏交流的会议。事实证明大多数企事业单位,都处于上述情况。所以身边每当有人一提到开会,就要中食欲不振的感觉。

 

你在网上搜索“开会指南”会发现各种各样的报告和书籍,看完之后依然在心里形成不了确切的概念,因为那些都是别人成功的例子,大多时候不能因地制宜。你觉得你的会开的很成功,很接近教案,目的明确、传达清晰、沟通也流畅,但就是之后的工作依然带不来很高的收益。这是为什么呢?其实我们可以用另一种角度去看待开会这件事。

 

首先你要清楚开会其实也是需要很高成本的,他是一个商业行为。撇去需要推进的工作,将时间成本投入在沟通上,所以你的会议产出一定要高出你本身的工作,才能体现出这个会议的真正价值。不管你的会议目的是激励型的、疏导型的、还是为了明确目的,最终的会议产出一定要大于所投入的时间,否则不管你的效果如何都是一个赔本的行为。

 

OK!逻辑形成了,剩下就是如何去做了。

 

会议产出的体现方式有哪些

其实会议的目的产出无非就是达成共识形成共创。疏导型的会议是最容易缩减时间成本的,形成共识的最高标准就是不开类似的会议。在互联网这个大时代里能形成共识的途径实在是太多了,便捷点的例如QQ、微信,高级点的可以配合企业工具例如和飞信之类,运用和飞信中的组群管理、企业邮箱、快速审批、视频会议、企业云盘等轻企业管理功能,完全可以取代这些形式上的会议缩减时间成本。

形成共创的方法就要具体问题具体分析,网上也有一些不错的方法,例如六顶思考帽、KT法、罗伯特议事规则等等。具体就不详细讲述了,切勿形而上学的死搬硬套。

不管共识或者共创,产出之后都需要高效的执行,所以会议的闭环就是对会议最终价值的总结和延伸。以往纸质的会议纪要,包括后续执行过程中的日报、周报等跟进总结记录,不易保存和查找,那么利用和飞信知识文档和目标管理工具,轻松的解决了针对会议产出后的执行跟进问题,所谓“工欲善其事必先利其器”,做任何事情都要找到趁手的工具才能事半功倍。

 

提高会议价值的另一种方法就是减少时间成本

 

那么如何减少时间成本呢,一种方法是减少参会人数,有人会说这样可能不能集思广益,减少会议产出,其实作为中上层管理更多的是收集问题,会议产出只是传递和解决这些问题,所以会议前的准备工作需要充分准备,否则将不是一个尽职的管理者。

另一种方法就是缩减会议时间,迟到、不围绕主题的对话、甚至是信息传递的不及时都是可以避免的,这时可以利用和飞信的超级会议功能,不限距离的快速开展一场会议产出。

而且由移动自主研发的产品还会给用户不少福利,例如近期开展的用超级会议送500M流量的活动,也能为公司减少一些办公运营成本,一举多得。

 

    开会不可避免,但是成功的会议会大大提速公司的效率,失败的会议能让公司造成看不见的损失。学习方法利用工具,让这种商业行为成为公司的推进器,而非公司的拖油瓶。

 

 

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